Column
コラム
ホームページの運用ってなにするの？
はじめに
ホームページ制作のご相談をいただく中で、
「公開した後は、何をすればいいんですか？」
「ホームページの運用って、具体的に何をするんですか？」
と聞かれることがあります。
ホームページの運用というと、「毎日のようにブログを書かないといけない」「専門的な作業が必要」と思われるかもしれませんが、必ずしもそうではありません。
ホームページの運用とは、簡単にいうと、公開したホームページを今の会社の状態に合わせて更新・管理し、必要に応じて改善していくことです。
会社の情報は少しずつ変わっていきます。
サービス内容、施工実績、製品情報、採用情報、スタッフ、営業時間など、公開したときには最新だった情報も、時間が経てば古くなります。
そのため、ホームページも会社の変化に合わせて見直していくことが大切です。
いろいろ吹っ飛ばして、とりあえず「サーフボードの考え」を見てみる▼
ホームページの運用では何をするの？
ホームページの運用には、大きく分けると「更新」「確認」「改善」「保守」があります。
情報を更新する
一番イメージしやすいのが、ホームページの内容を新しくすることです。
たとえば、
-
-
- お知らせを掲載する
- 施工実績や導入事例を追加する
- 商品・サービス内容を変更する
- 採用情報を更新する
- スタッフ情報を変更する
- 写真や文章を差し替える
- よくある質問を追加する
-
といった作業があります。
すべてを頻繁に更新する必要はありません。
会社の中で変わったことがあれば、ホームページの情報も一緒に見直すという考え方で十分です。
古くなった情報がないか確認する
新しい情報を追加するだけでなく、古い情報を直すことも運用の大切な仕事です。
特に、
-
-
- 会社概要
- 住所・電話番号
- 営業時間
- 商品やサービス内容
- 料金
- 採用条件
- スタッフ情報
- 問い合わせ先
- 外部サイトへのリンク
-
などは、定期的に確認しておくと安心です。
ホームページに書かれている内容と実際の状況が違っていると、お客様や求職者を混乱させてしまうことがあります。
ホームページを改善する
ホームページは、実際に公開してみて初めて分かることもあります。
アクセス解析などを確認すると、
「このページがよく見られている」
「思ったよりこのページは見られていない」
「スマートフォンから見る人が多い」
といったことが分かる場合があります。
また、お客様から同じ質問を何度も受けるのであれば、その内容を「よくある質問」に追加することもできます。
営業担当者から「この説明をホームページにも載せたい」という意見が出てくることもあるでしょう。
こうした実際の反応をもとに、文章を見直したり、ページを追加したり、問い合わせまでの導線を改善したりすることもホームページの運用です。
システムやセキュリティを保守する
ホームページの運用には、目に見える部分だけでなく、システムの保守も含まれます。
特にWordPressなどのシステムを使用している場合は、
-
-
- WordPress本体の更新
- プラグインの更新
- セキュリティ対策
- SSLの管理
- サーバーやドメインの管理
- 不具合が起きていないかの確認
-
なども必要になります。
見た目には問題がなくても、内部のシステムが古くなっている場合があります。
ホームページを安全に使い続けるためには、こうした部分の管理も大切です。
よくある悩み・失敗
ホームページ公開後によくある悩みとして、次のようなものがあります。
誰が運用するの？
ホームページの運用で特に大切なのが、「誰が何をするのか」を決めておくことです。
せっかく更新機能をつけても、担当者が決まっていなければ更新は止まりやすくなります。
たとえば、
「お知らせや実績は社内で更新する」
「写真や文章の大きな変更は制作会社に依頼する」
「システムやセキュリティは制作会社に任せる」
というように、役割を分けても構いません。
すべてを自社で更新できるようにすることが、必ずしも正解ではありません。
更新する頻度や社内の体制に合わせて、自社で行う部分と制作会社に任せる部分を決めておくことが大切です。
どのくらいの頻度で更新すればいい？
「毎週更新した方がいいですか？」と聞かれることもありますが、会社によって異なります。
毎週更新しようとして負担になり、数か月後には完全に止まってしまうのであれば、無理をする必要はありません。
-
-
- 実績ができたとき。
- 採用情報が変わったとき。
- 新しいサービスを始めたとき。
- 季節ごと。
- 半年に一度。
- 年に一度。
-
会社に合ったタイミングで構いません。
大切なのは、更新頻度の高さよりも、今の会社とホームページの内容が大きくズレていないことです。
自社で定期的に確認することが難しい場合は、「年に1回は制作会社と一緒に内容を見直す」と決めておくのも一つの方法です。
更新の方法がわからない
WordPressなどの更新システムが入っていても、使い方がわからないままになっていることもあります。
「ログイン情報はあるけれど、どこを触ればいいかわからない」
「壊してしまいそうで怖い」
「画像の入れ方や文章の整え方がわからない」
このような状態だと、せっかく更新できる仕組みがあっても活用されにくくなります。
古い情報が残ったままになる
担当者名、料金、営業時間、サービス内容、採用条件などが古いままになっていると、問い合わせ時のトラブルにつながることがあります。
特に、料金や対応範囲に関する情報は、古いままだとお客様との認識違いが起こりやすくなります。
お知らせだけ更新して終わっている
お知らせを更新することは大切ですが、それだけではホームページ全体の改善にはつながりにくい場合があります。
会社の強み、実績、選ばれる理由、よくある質問、採用ページなども、状況に合わせて見直していくことが大切です。
サーフボードとしての考え方
サーフボードでは、ホームページの運用を「とにかくたくさん更新すること」だとは考えていません。
大切なのは、今の会社の情報をきちんと伝えられる状態に保ち、無理なく続けていくことです。
そのためにも、「なにを」「誰が」「いつ行うか」をある程度決めておくことが大切です。
たとえば、
-
- お知らせや実績の更新を、事務担当者が、月に1度行う
- サービス内容の見直しを、営業担当者が、年に1度行い、必要に応じて制作会社へ更新を依頼する
- アクセス状況の確認を、社内担当者が、月に1度行う
- アクセス解析をもとにした詳しい見直しを、制作会社と、年に1度行う
- WordPressなどのシステム更新を、担当者または制作会社が、アップデートに合わせて行う
- PHPやサーバー環境の確認を、制作会社や専門会社が、定期的に行う
など、会社によって運用の方法はさまざまです。
すべてを自社で行う必要はありません。
大切なのは、「誰が、何をするのか」を決め、更新や管理が止まらない体制を作っておくことです。
また、更新機能をたくさん用意しても、実際に使われなければ意味がありません。
専門的で複雑な更新機能を用意した結果、特定の担当者しか操作できず、その人が異動や退職をしたことで誰も更新できなくなってしまうようでは、せっかくの機能も活用できません。
自社で更新を続けることが難しいのであれば、無理に更新機能を増やすのではなく、年に1度でも制作会社とホームページを見直す機会を設けるという方法もあります。
また、ホームページは掲載内容だけでなく、WordPressなどの更新システムやPHP、サーバー環境なども少しずつ変化していきます。
本来は、必要なアップデートを行いながら、その環境に合わせてホームページも適切に維持していくことが望ましいです。
ただし、改修には費用がかかる場合もあります。
特に中小企業では、常に最新の環境へ大きく改修し続けることが難しい場合もあるため、現在の環境がまだ安全に利用できるのか、今後どのような対応が必要になるのかを定期的に確認しておくことが大切です。
私たちは、ホームページを公開したら「さようなら」という関係ではなく、公開後も困ったときに相談していただき、一緒にホームページを維持・改善していける関係でありたいと考えています。
関連コラム
株式会社サーフボードは、福井で最も歴史のあるホームページ制作会社です。
1996年創業以来、ホームページ制作を一筋に800社以上のホームページやWEBシステムの構築をしてまいりました。
ホームページ制作でお困りのことやご相談がございましたら、お気軽にお問合せくださいませ。