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コラム
フォームって何？
フォームとは？
フォームとは、ホームページ上で情報を入力し、送信できる仕組みのことです。
たとえば、お問い合わせページにある、
-
- お名前
- 会社名
- メールアドレス
- 電話番号
- お問い合わせ内容
などを入力する欄がフォームです。
入力した内容を送信すると、会社の担当者へメールで通知したり、システムに保存したりすることができます。
電話やメールとは違い、ホームページを見ている人が、その場で必要な情報を入力して連絡できるのがフォームの特徴です。
どんなフォームがある？
フォームというと「お問い合わせフォーム」を思い浮かべることが多いですが、用途によってさまざまな種類があります。
たとえば、
-
- お問い合わせフォーム
- 見積依頼フォーム
- 資料請求フォーム
- 採用応募フォーム
- 来店予約フォーム
- セミナー・イベント申込フォーム
- アンケートフォーム
- カタログ請求フォーム
- サンプル請求フォーム
- 修理・サポート受付フォーム
などがあります。
同じフォームでも、目的によって必要な入力項目は変わります。
一般的なお問い合わせであれば名前や連絡先だけで十分なこともありますが、見積依頼であれば希望内容や数量、採用応募であれば希望職種や履歴書などが必要になることもあります。
なぜフォームが必要なの？
フォームには、電話や通常のメールにはない便利な点があります。
24時間受け付けることができる
電話の場合、基本的には会社の営業時間中に対応する必要があります。
一方、フォームであればホームページが公開されている限り、夜間や休日でも問い合わせを受け付けることができます。
問い合わせをする側も、会社の営業時間を気にせず、自分の都合のよい時間に送信できます。
ただし、24時間受け付けられることと、24時間対応することは別です。
すぐに返信できない場合は、「お問い合わせには翌営業日以降に順次対応します」など、返信までの目安を記載しておくと安心です。
必要な情報をあらかじめ聞くことができる
電話では、担当者によって聞く内容が変わったり、必要な情報を聞き忘れたりすることがあります。
フォームであれば、
-
- お名前
- 電話番号
- 希望するサービス
- 希望時期
- お問い合わせ内容
など、聞きたい項目をあらかじめ用意できます。
さらに、必要な項目を「必須」に設定することで、入力漏れを防ぎやすくなります。
会社側にとっても、問い合わせ内容をある程度整理した状態で受け取れるため、その後の対応がしやすくなります。
内容が文字で残る
電話の場合は、聞き間違いやメモの取り忘れが起こることがあります。
フォームであれば、お客様が入力した内容をそのまま確認できます。
メールや管理画面などに記録を残せるため、社内で情報を共有するときにも便利です。
どんな入力方法がある？
フォームには、文字を入力するだけでなく、さまざまな入力方法があります。
テキスト入力
名前や会社名などを入力するときに使います。
「お名前」「会社名」「電話番号」などです。
ラジオボタン（単一選択）
いくつかの選択肢から、ひとつだけ選んでもらう方法です。
たとえば、
○ 見積依頼
○ 資料請求
○ その他
のような使い方をします。
チェックボックス（複数選択）
複数の項目を選んでもらうときに使います。
たとえば、
□ ホームページ制作
□ 採用サイト制作
□ システム開発
のように、複数選択できるようにすることができます。
プルダウン
選択肢の中から、ひとつを選ぶ方法です。
都道府県や希望職種など、選択肢が多い場合によく使われます。
日付の選択
予約フォームなどでは、希望日をカレンダーから選べるようにすることもできます。
ファイルの添付
画像やPDF、履歴書などをフォームから送れるようにすることもできます。
フォームの目的に合わせて、これらを組み合わせて作ります。
「必須」と「任意」って何？
フォームを見ると、入力項目の横に「必須」「任意」と表示されていることがあります。
「必須」は、その項目を入力しないとフォームを送信できない項目です。
「任意」は、入力しなくても送信できる項目です。
たとえば、
-
- お名前：必須
- メールアドレス：必須
- 電話番号：任意
- 会社名：任意
といった設定ができます。
必要な情報を確実に受け取るためには必須項目が便利ですが、何でも必須にすればよいわけではありません。
入力する項目が増えるほど、問い合わせをする側の負担も大きくなります。
「この情報は、本当に問い合わせの時点で必要なのか？」
を考えながら決めることが大切です。
フォームを送信するとどうなる？
一般的なフォームでは、入力内容を送信すると、会社側へ通知メールが届きます。
また、多くのフォームでは、問い合わせをした人にも「自動返信メール」が送られます。
自動返信メールとは、「お問い合わせを受け付けました」「以下の内容で送信されました」
といったメールを、システムが自動で送る仕組みです。
会社の担当者が、その都度手動で返信しているわけではありません。
自動返信メールは送信した側にとっても、「きちんと送れた」と確認できるため安心です。
なお、フォームによってはメールで通知するだけでなく、送信内容を管理画面やデータベースに保存することもできます。
SSL・個人情報にも注意する
フォームでは、名前／住所／電話番号などの個人情報を入力してもらうことがあります。
そのため、フォームを設置するホームページではSSL対応が重要です。
SSLに対応することで、フォームから送信される情報を暗号化して通信できます。
また、個人情報を取得する場合は、
「何のために利用するのか」
「どのように取り扱うのか」
を示すプライバシーポリシーを用意し、フォームから確認できるようにすることも大切です。
迷惑メール・スパム対策も必要
フォームを公開すると、すべての送信が本当のお問い合わせとは限りません。
営業メールや迷惑メール、自動プログラムによる大量送信などが届くことがあります。
こうした迷惑な送信は「スパム」と呼ばれます。
対策として、
-
- CAPTCHAなどを利用する
- 自動送信を判定する仕組みを入れる
- 短時間に大量送信できないようにする
- 不審な内容を除外する
などの方法があります。
よく見かける、
「私はロボットではありません」
という確認も、こうした迷惑送信を防ぐ仕組みのひとつです。
フォームを作るときは、入力する人の使いやすさだけでなく、公開後の迷惑メール対策についても考えておく必要があります。
フォームを作るときに確認しておきたいこと
フォームは項目を並べれば完成、というものではありません。
実際に運用することまで考えて作ることが大切です。
入力項目を増やしすぎていないか
会社側としては、できるだけ詳しく情報を聞いておきたいものです。
しかし、
住所、部署名、役職、予算、希望時期、詳しい相談内容……
と項目が増えていくほど、入力する人の負担も増えていきます。
フォームを見た瞬間に、
「入力するのが大変そう」
と思われてしまうと、問い合わせをやめてしまう可能性があります。
まず問い合わせてもらうことを優先するのであれば、必要最小限の項目にすることも大切です。
少なすぎても困ることがある
反対に、
「名前」と「お問い合わせ内容」だけ
のように、あまりにも項目が少ないと、問い合わせ後に必要な情報を何度も確認しなければならないことがあります。
また、簡単に送信できるフォームほど、営業目的やいたずらのような送信が入りやすくなる場合もあります。
必要以上に項目を増やす必要はありませんが、問い合わせ後の対応に必要な情報は何かを考えて設定しましょう。
誰に通知するのか
フォームから問い合わせがあったとき、どのメールアドレスに通知するのかも重要です。
たとえば、
-
- 代表メール（info）に送るのか、
- 営業担当者へ送るのか、
- 複数人へ送るのか。
せっかく問い合わせがあっても、誰も確認していないメールアドレスへ通知されていては意味がありません。
メールを見る習慣があるか
意外と大切なのが、問い合わせを受け取ったあとです。
フォームを設置すると、問い合わせはいつ入るかわかりません。
会社として普段あまりメールを確認する習慣がない場合、問い合わせに何日も気づかないことがあります。
フォームを導入するときは、
「誰がメールを確認するのか」
「どのくらいの頻度で確認するのか」
も決めておくと安心です。
24時間受け付けられることを意識する
フォームを公開すると、夜間や土日・祝日にも問い合わせが入る可能性があります。
24時間受付できることはフォームのメリットですが、お客様からすると、
「いつ返事が来るのだろう？」
という疑問もあります。
そのため、
「営業時間外のお問い合わせは、翌営業日以降に対応します」
「通常2営業日以内にご返信します」
など、対応について案内しておくとわかりやすくなります。
まとめ
フォームとは、ホームページから問い合わせや申込みなどの情報を送信できる仕組みです。
お問い合わせだけでなく、
-
- 見積依頼
- 資料請求
- 採用応募
- 予約
- イベント申込
- アンケート
など、さまざまな用途で使われています。
フォームには、文字入力だけでなく、選択項目や日付、ファイル添付など、さまざまな入力方法があります。
また、
-
- 必須・任意をどうするか
- 自動返信メールを送るか
- 確認画面を設けるか
- ファイルを受け付けるか
- SSLや個人情報をどう扱うか
- 迷惑メール対策をどうするか
など、用途によって必要な仕組みも変わります。
そして、フォームを作るときに大切なのは、設置したあとの運用まで考えておくことです。
誰が問い合わせを確認するのか、どのくらいで返信するのか、必要な情報をきちんと受け取れる内容になっているか。
フォームは24時間問い合わせを受け付けられる便利な仕組みだからこそ、送信する人と受け取る会社の両方にとって使いやすい形を考えておくことが大切です。
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