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コラム
ホームページに載せるときに注意したい情報・表現

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コラム

ホームページに載せるときに注意したい情報・表現

はじめに

ホームページは、会社やサービスの情報を多くの人に伝える大切な場所です。
一方で、掲載する内容によっては、著作権や個人情報、誤解を招く表現などに注意が必要です。

ホームページは公開すると、会社の公式な情報として多くの人に見られます。
この記事では、ホームページに情報を掲載するときに注意したいポイントについて、わかりやすくご紹介します。

ホームページに載せる前に確認したいこと

ホームページに掲載する情報では、主に次のような点に注意が必要です。

- 他人の文章や写真などを無断で使っていないか
- お客様や取引先の情報を掲載してよいか
- 個人情報や社内の機密情報が含まれていないか
- 掲載している内容が事実と合っているか
- 誤解を招く表現になっていないか
- 業界ごとの広告ルールに問題がないか

すべての情報が「載せてはいけない」というわけではありません。
大切なのは、その情報をホームページで公開して問題ないか、一度確認することです。

インターネットで見つけた文章や画像をそのまま使わない

ホームページ制作で注意したいもののひとつが、文章や写真、イラストなどです。

たとえば、

「Google画像検索で見つけた写真だから使えるだろう」
「同業他社の説明が分かりやすかったので、そのまま使おう」

と思ってしまうことがあります。

しかし、インターネット上で見ることができるからといって、自由にホームページへ掲載できるとは限りません。
文章や写真、イラストなどには、作った人の著作権があります。
他社のホームページを参考にすること自体はありますが、文章や写真をそのままコピーするのではなく、自社の情報として整理し直すことが大切です。

また、素材サイトの画像についても、

- 商用利用できるか
- 加工してよいか
- クレジット表記が必要か
- ホームページで利用できるか

など、利用条件を確認してから使用しましょう。

実績や取引先の情報を掲載するときは確認する

ホームページでは、

- 導入実績
- 制作実績
- 施工実績
- 取引先一覧
- お客様の声

などを掲載することがあります。
こうした情報は、会社の信頼感を伝えるうえでとても有効です。

ただし、取引実績があるからといって、その内容をどこまで公開してよいかは別の話です。

たとえば、「○○株式会社へ導入しました」
という事実を掲載する場合でも、契約内容や守秘義務によっては、取引自体を公開できないことがあります。

また、

- 会社のロゴ
- 担当者名
- 担当者の写真
- 詳しい導入内容
- 売上や成果などの具体的な数字
- お客様からいただいたコメント

などは、より慎重に確認したほうがよい情報です。

「取引しているから載せても大丈夫」と判断するのではなく、ホームページで公開して問題のない情報かを確認してから掲載することが大切です。

写真や動画には思わぬ情報が写っていることがある

写真や動画を掲載するときは、写っている人だけでなく、背景にも注意が必要です。

たとえば、

- 社員やお客様の顔
- 名札
- 車のナンバー
- パソコンの画面
- ホワイトボード
- 電話番号やメールアドレス
- お客様の書類
- 社内の管理資料
- 工場内の機密情報

などが写り込んでいることがあります。

撮影した本人にとっては何気ない風景でも、ホームページで公開すると多くの人が見ることになります。
写真や動画は、撮影したものをそのまま掲載するのではなく、公開して問題のない情報だけが写っているか確認することが大切です。

個人情報は「公開してよい情報か」を確認する

スタッフ紹介や採用ページでは、

- 氏名
- 顔写真
- 経歴
- 趣味
- インタビュー

などを掲載することがあります。

こうした情報については、本人への確認や社内のルールなどを踏まえて、公開して問題がないか確認しておくことが大切です。

また、掲載したときには問題がなくても、時間が経つと状況が変わることがあります。
たとえば、

- 退職したスタッフが掲載されたまま
- 所属部署が以前のまま
- 昔の役職が残っている
- 古いプロフィールが掲載されている

といったことがあります。

スタッフ紹介や採用ページは、定期的に確認しておきましょう。

強く言い切る表現には注意する

会社や商品の魅力を伝えようとすると、表現を強くしたくなることがあります。

たとえば、

- 必ず成功します
- 絶対に効果があります
- 100％安心
- 完全無料
- 即日対応
- 全国対応

などです。

こうした表現を使う場合は、実際のサービス内容と合っているか、条件が正しく伝わっているかを確認することが大切です。

たとえば「無料」と書いていても、
「○○を契約した場合のみ無料」

という条件があるのであれば、その条件も分かるようにしておく必要があります。

また、「即日対応」「全国対応」なども、すべての場合に対応できるわけではないのであれば、対象範囲や条件を補足しておくと誤解を防ぎやすくなります。
強い表現を使うこと自体ではなく、実際の内容以上に良く見せたり、見る人に誤解を与えたりしないことが大切です。

実際のサービス内容と違うことを書かない

ホームページでは、少しでもサービスを魅力的に見せたいと思うものです。
しかし、実際には対応していないことまで掲載すると、後からお客様との認識違いにつながることがあります。

たとえば、

「全国対応」と書いてあるのに、実際には一部地域しか対応していない。
「即日対応」と書いてあるのに、状況によっては数日かかる。
「24時間受付」と書いてあるため24時間すぐに対応してもらえると思ったら、実際にはフォーム受付のみで返信は翌営業日だった。

といったケースです。

キャッチコピーだけを見ると魅力的でも、実際の対応内容と違ってしまっては意味がありません。
必要に応じて、条件や対象範囲も一緒に掲載しましょう。

古い情報にも注意する

公開したときには正しかった情報でも、時間が経つと事実と合わなくなることがあります。

たとえば、

- 料金
- 営業時間
- 対応エリア
- 採用条件
- 従業員人数
- サービス内容
- 商品情報
- PDF資料

などです。

会社側では「昔掲載した情報」と分かっていても、初めてホームページを見た人には分かりません。
見る人にとっては、現在ホームページに掲載されている情報が、現在の会社の情報です。

新しい情報を追加するときだけでなく、古い情報が残っていないかも確認することが大切です。

業界によっては独自のルールがある

ホームページの表現については、業界によって独自のルールが設けられている場合があります。

たとえば、

- 医療
- 美容
- 健康食品
- 不動産
- 金融
- 士業
- 求人

などでは、広告や表示について特に注意が必要な場合があります。

「他社のホームページにも同じように書いてあるから大丈夫」とは限りません。
業界によって掲載できる表現や必要な表示が異なるため、判断が難しい場合は、業界のガイドラインを確認したり、必要に応じて専門家へ相談したりしましょう。

「持っている素材」と「公開してよい素材」は別

社内に保存してある写真や資料だからといって、そのままホームページに掲載してよいとは限りません。

たとえば、

- 社内だけで使用していた写真
- 取引先からもらった画像
- インターネットから保存した画像
- 社員本人に掲載確認をしていない写真
- 社外へ公開してはいけない資料

などがあります。

ホームページは、社内資料とは公開される範囲が大きく違います。

そのため、素材を持っていることと、ホームページで公開してよいことは別と考えて、一度確認することが大切です。

公開前に確認しておきたいこと

ホームページに情報を掲載するときは、次のような視点で一度確認してみましょう。

- 文章や写真の利用に問題はないか
- 会社名やロゴを掲載してよいか
- 人物の写真は公開してよいか
- 個人情報や機密情報が含まれていないか
- サービス内容や料金は正しいか
- 実際より良く見せる表現になっていないか
- 「無料」などに条件がある場合、その内容が分かるか
- 業界独自のルールに問題はないか
- 古い情報が残っていないか